Kierownictwo Urzędu

Zadania i kompetencje Burmistrza Miasta:

• wykonywanie zadań organu wykonawczego Miasta;
• kierowanie bieżącymi sprawami Miasta i reprezentowanie go na zewnątrz;
• przygotowywanie i wykonywanie budżetu;
• gospodarowanie mieniem komunalnym;
• prowadzenie spraw zwykłego zarządu majątkiem Miasta, zaciąganie zobowiązań finansowych do wysokości ustalonej przez Radę;
• informowanie mieszkańców o założeniach projektu budżetu, kierunkach polityki społeczno-gospodarczej Miasta i wykorzystaniu środków budżetowych;
• nadzorowanie organizacji pracy i realizacji zadań Urzędu;
• wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec osób zatrudnionych w Urzędzie oraz wobec Dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych;
• gospodarowanie środkami na wynagrodzenia pracowników Urzędu oraz innymi będącymi w dyspozycji Kierownika Urzędu;
• rozstrzyganie o zakresie działania wydziałów w razie powstania sporu kompetencyjnego w Urzędzie;
• wydawanie zarządzeń w ramach wykonywania zadań Kierownika Urzędu;
• wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej na zasadach uregulowanych w przepisach prawa;
• ogłaszanie budżetu Miasta i sprawozdania z wykonania budżetu oraz przedkładanie właściwym organom nadzoru uchwał Rady;
• przedkładanie Radzie sprawozdań z działalności finansowej Miasta;
• przedstawianie Radzie corocznego raportu o stanie Miasta;
• organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof w zakresie zarządzania kryzysowego i ochrony ludności;
• podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone dla innych podmiotów;
• sprawowanie funkcji Szefa Obrony Cywilnej Miasta;
• wykonywanie zadań z zakresu spraw obronnych; przedkładanie wniosków o zwołanie sesji Rady;
• wykonywanie funkcji Zgromadzenia Wspólników w jednoosobowych spółkach Miasta;
• wykonywanie zadań określonych w przepisach prawa oraz w uchwałach Rady.

Burmistrz sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:

• Urzędu Stanu Cywilnego;
• Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych;
• Straży Miejskiej;
• Referatu Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych;
• Zespołu Radców Prawnych;
• Inspektora Ochrony Danych;
• Audytora Wewnętrznego;
• Stanowiska ds. BHP;
• Stanowiska ds. obsługi przedsiębiorców;
• Rzecznika Prasowego;
• Ekodoradcy;
• Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

Zadania i kompetencje Pierszego Zastępcy Burmistrza Miasta:

• współudział w opracowywaniu i realizacji programów gospodarczych Miasta;
• zapewnienie efektywnego, terminowego i zgodnego z prawem wykonywania zadań przez podległe Wydziały i miejskie jednostki organizacyjne;
• koordynowanie i nadzorowanie pracy podległych Wydziałów i jednostek organizacyjnych Miasta w celu skutecznej realizacji zadań, a w szczególności:
• ustalanie zadań, w tym inwestycji i remontów przewidzianych w budżecie Miasta do wykonania i finansowania w danym roku budżetowym;
• akceptowanie materiałów kierowanych do zatwierdzenia przez Burmistrza Miasta;
• dokonywanie okresowych ocen stopnia i prawidłowości wykonywania zadań powierzonych podległym Wydziałom i jednostkom organizacyjnym Miasta;
• zapewnienie  realizacji uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza przez podległe Wydziały i jednostki organizacyjne;
• sprawowanie bieżącego nadzoru nad podległymi Wydziałami i miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie pozyskiwania środków finansowych do budżetu Miasta na realizację zadań Miasta, w szczególności na zadania inwestycyjne;
• efektywne, oszczędne i celowe gospodarowanie środkami budżetu Miasta i składnikami mienia komunalnego;
• podejmowanie przedsięwzięć i inicjatyw mających na celu podwyższanie jakości pracy podległych Wydziałów;
• wykonywanie innych zadań na podstawie odrębnych pełnomocnictw i upoważnień.     

Zastępca Burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:

• Wydziału Inwestycji i Rozwoju Miasta;
• Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Nieruchomości;
• Wydziału Gospodarki Komunalnej;
• Zarządem Gospodarki Komunalnej - miejskiej jednostki organizacyjnej.

Zadania i kompetencje Drugiego Zastępcy Burmistrza Miasta:

• współudział w opracowywaniu i realizacji programów strategicznych Miasta;
• zapewnienie efektywnego, terminowego i zgodnego z prawem wykonywania zadań przez podległe Wydziały i miejskie jednostki organizacyjne;
• koordynowanie i nadzorowanie pracy podległych Wydziałów i jednostek organizacyjnych Miasta w celu skutecznej realizacji zadań, a w szczególności:
  - ustalanie zadań, w tym programów edukacyjnych, kulturalnych i społecznych przewidzianych w budżecie Miasta do wykonania w danym roku budżetowym,
  - akceptowanie materiałów kierowanych do zatwierdzenia przez Burmistrza Miasta,
  - dokonywanie okresowych ocen stopnia i prawidłowości wykonywania zadań powierzonych podległym Wydziałom i jednostkom organizacyjnym Miasta;
• zapewnienie realizacji uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza przez podległe Wydziały i jednostki organizacyjne;
• sprawowanie bieżącego nadzoru nad podległymi Wydziałami i miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie pozyskiwania środków finansowych do budżetu Miasta na realizację zadań Miasta, w szczególności na zadania oświatowe, kulturalne i społeczne;
• efektywne, oszczędne i celowe gospodarowanie środkami budżetu Miasta;
• podejmowanie przedsięwzięć i inicjatyw mających na celu zapewnienie wysokiej jakości życia mieszkańców;
• wykonywanie innych zadań na podstawie odrębnych pełnomocnictw i upoważnień.

Zastępca Burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:

• Wydziału Kultury, Sportu i Komunikacji Społecznej;
• Wydziału Oświaty;
• Zespołu ds. strategii i pozyskiwania funduszy;
• Stanowiska ds. informacji europejskiej;
• miejskich jednostek organizacyjnych - Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, Muzeum Ziemi Mińskiej, Miejskiego Domu Kultury; Miejskiej Biblioteki Publicznej;
• placówek oświatowych.

Zadania i kompetencje Sekretarz Miasta:

• zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych umożliwiających sprawną realizację zadań Urzędu;
• współudział w zarządzaniu zespołem pracowniczym Urzędu Miasta obejmujący, w szczególności:
  - określanie i zatwierdzanie opisu stanowisk pracy w Urzędzie,
  - proponowanie wymagań dla kandydatów na wolne stanowiska,
  - koordynowanie i udział w procedurze naboru na stanowiska,
  - nadzorowanie procesu adaptacji zawodowej pracowników nowo zatrudnionych oraz organizowanie egzaminu kończącego służbę przygotowawczą,
  - zapewnianie warunków rozwoju zawodowego pracowników, w tym kierowanie pracowników na szkolenia, wdrażanie systemu ocen pracowniczych,
  - przedstawianie propozycji w zakresie awansowania pracowników oraz poziomu wynagrodzenia pracowników Urzędu;
• nadzór nad prowadzeniem spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych;
• projektowanie i wdrażanie rozwiązań organizacyjnych usprawniających funkcjonowanie kontroli zarządczej;
• nadzorowanie prawidłowego rozpatrywania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz przestrzegania zasady rzetelnego i terminowego działania;
• projektowanie i koordynowanie systemu obiegu dokumentów w Urzędzie zapewniającego ciągłość działania, w szczególności w zakresie przyjmowania, tworzenia i wysyłania dokumentów elektronicznych;
• koordynowanie i nadzorowanie spraw dotyczących udzielania informacji publicznej, rozpatrywania petycji, skarg i wniosków oraz interwencji poselskich i interpelacji radnych;
• kształtowanie sprawnego systemu komunikacji wewnętrznej w Urzędzie oraz zapewnienie właściwego obiegu informacji;
• koordynowanie prac związanych z przygotowywaniem materiałów pod obrady Komisji Rady oraz sesji Rady Miasta;
• zapewnienie prawidłowego przebiegu procesów legislacyjnych w Urzędzie Miasta;
• koordynowanie działalności kontrolnej wykonywanej przez pracowników Urzędu w ramach uprawnień kontrolnych Burmistrza Miasta oraz nadzorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych;
• dbanie o przestrzeganie przez pracowników Urzędu Kodeksu Etyki pracowników Urzędu Miasta Mińsk Mazowiecki;
• współpraca z Radą Miasta oraz Komisjami Rady Miasta;
• koordynowanie prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów, referendów i spisów;
• wykonywanie innych  zadań, zleconych przez Burmistrza Miasta.

Sekretarz Miasta sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:

• Wydziału Organizacyjnego;
• Biura Rady Miasta;
• Referatu Administracyjnego;
• Zespołu ds. Kontroli.

Zadania i kompetencje Skarbnika Miasta:

• zapewnienie realizacji zadań finansowych Miasta;
• wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, ewidencji majątku Miasta i obsługi księgowej budżetu Miasta;
• wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi;
• nadzorowanie całokształtu prac związanych z opracowywaniem projektu budżetu Miasta oraz dokonywaniem zmian w budżecie;
• nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu, poprzez wykonywanie wstępnej kontroli legalności dokumentów oraz bieżącej i następnej kontroli operacji będących przedmiotem księgowań;
• kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych;
• zapewnienie prawidłowych sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z wykonania budżetu;
• zapewnienie terminowego ściągania należności i regulowania zobowiązań;
• zapewnienie weryfikacji umów pod względem zgodności z uchwałą budżetową i innymi uchwałami Rady i zarządzeniami Burmistrza;
• wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowych oraz opracowywanie przepisów wewnętrznych w tym zakresie;
• przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji o finansach Miasta;
• opiniowanie projektów zarządzeń Burmistrza i projektów uchwał Rady dotyczących powstania zobowiązań finansowych dla budżetu Miasta;
• nadzorowanie prawidłowego i terminowego rozliczania jednostek organizacyjnych z otrzymanych środków z budżetu Miasta;
• zapewnienie koordynacji budżetu Miasta z innymi źródłami finansowania zadań Miasta;
• wykonywanie zadań kierownika Wydziału Finansowego.